Una empresa privada en Chile no cuenta con una habilitación general para tratar datos sobre infracciones penales: el artículo 25 de la Ley 21.719 reserva ese tratamiento a los organismos públicos, en los casos expresamente previstos en la ley. Por eso, pedir el certificado a todo postulante exige revisar si existe una norma específica que lo autorice.
Lo esencial en 30 segundos
- Artículo 25: los datos sobre infracciones penales, civiles, administrativas y disciplinarias solo pueden ser tratados por los organismos públicos, para el cumplimiento de sus funciones legales y en los casos expresamente previstos en la ley.
- Cinco años: es el plazo de acceso público para infracciones civiles, administrativas y disciplinarias cuando la ley ordena publicarlas sin fijar período.
- Prohibido el tratamiento masivo de los registros electrónicos de infracciones que llevan los organismos públicos; su incumplimiento constituye una infracción.
- 1 de diciembre de 2026: entra en vigencia la Ley 21.719, con multas de hasta 20.000 UTM para las infracciones gravísimas (artículo 35).
Hay prácticas de recursos humanos que nadie cuestiona porque llevan décadas funcionando. Pedir el certificado de antecedentes a todo postulante, revisarlo antes de la oferta y archivarlo después en la carpeta del trabajador es una de ellas. En la mayoría de las empresas chilenas es un paso administrativo más, tan rutinario como pedir el currículum o el certificado de título. Si quieres el panorama completo, parte por nuestra guía sobre la ley de protección de datos en Chile.
El artículo 25 de la Ley 21.719 obliga a mirar esa rutina de nuevo. La norma no regula el papel: regula el dato. Y establece que los datos relativos a infracciones penales, civiles, administrativas y disciplinarias solo pueden ser tratados por los organismos públicos, para el cumplimiento de sus funciones legales, dentro del ámbito de sus competencias y en los casos expresamente previstos en la ley. Es una regla sobre quién puede tratar el dato, no una simple condición de forma.
Este artículo explica qué dice esa norma, cómo funcionan los plazos de publicidad por tipo de infracción, por qué la ley prohíbe el tratamiento masivo de los registros electrónicos de infracciones y qué puede revisar tu empresa antes del 1 de diciembre de 2026, fecha en que la ley entra en vigencia. No es un dictamen para un caso concreto: es el marco para que RR.HH., legal y compliance conversen con datos sobre la mesa y luego validen su situación con asesoría.
¿Puede una empresa pedir el certificado de antecedentes penales de un postulante en Chile?
La Ley 21.719 no entrega a las empresas privadas una habilitación general para tratar datos sobre infracciones penales. El artículo 25 reserva ese tratamiento a los organismos públicos, para el cumplimiento de sus funciones legales, dentro del ámbito de sus competencias y en los casos expresamente previstos en la ley. Ese es el punto de partida de cualquier análisis.
Vale la pena separar dos cosas que suelen confundirse. Que el propio titular pueda obtener su certificado y decidir mostrarlo no convierte por sí solo a la empresa que lo recibe en un sujeto habilitado para tratar ese dato. La ley no regula el trámite del documento, regula las operaciones: recolectar, evaluar, almacenar, comunicar, conservar. Cada una de ellas es tratamiento y necesita sustento.
Ahí está la tensión con la práctica difundida en el mercado chileno. El filtro de antecedentes se ha construido sobre una costumbre —siempre se ha pedido— y no sobre una norma que lo autorice para la actividad de la empresa. La lectura más razonable del artículo 25 apunta a que el sustento debe buscarse en una habilitación legal, y no en un hábito sectorial, en un formulario de consentimiento o en una cláusula del contrato de trabajo.
Esto no significa que ninguna empresa pueda verificar antecedentes nunca. Existen actividades reguladas por normas sectoriales que exigen o autorizan hacerlo para determinados cargos o funciones, y el propio artículo 25 admite el tratamiento en los casos expresamente previstos en la ley. La conclusión honesta es que la respuesta depende de tu actividad y del cargo concreto, y que ese análisis debe hacerse caso a caso con asesoría legal antes de diciembre de 2026, no improvisarse en medio de un proceso de selección.
- ¿Existe una norma legal aplicable a tu actividad o a ese cargo específico que exija o autorice conocer antecedentes?
- ¿Qué operación exacta realizas: solo verificas y descartas, o además almacenas y conservas el documento?
- ¿Puedes explicar la decisión ante la Agencia con un fundamento normativo, o solo con la costumbre del mercado?
¿Qué dice exactamente el artículo 25 sobre los datos de infracciones?
El artículo 25 de la Ley 21.719 hace cinco cosas a la vez, y solo la primera suele citarse. Además de reservar el tratamiento de estos datos a los organismos públicos, fija un deber de calidad en las comunicaciones, un límite temporal para comunicarlos, un deber de secreto para quienes se desempeñan en el sector público y una prohibición expresa de tratamiento masivo. Conviene notar además que estos datos no están dentro del catálogo de datos sensibles del artículo 16 y siguientes: tienen una regla propia y distinta.
El deber de calidad es exigente. En sus comunicaciones, los organismos públicos deberán velar por que la información comunicada o hecha pública sea exacta, suficiente, actual y completa. Las cuatro condiciones son acumulativas: un dato correcto pero desactualizado, o actual pero incompleto, no cumple el estándar. En materia de infracciones, una comunicación parcial puede ser tan dañina como una errónea.
El límite temporal es la regla que más sorprende a los equipos de RR.HH. en Chile. El artículo 25 establece que no podrán comunicarse ni hacerse públicos estos datos una vez prescrita la acción respectiva, o una vez que se haya cumplido o prescrito la pena o sanción impuesta, lo que deberá ser declarado o constatado por la autoridad pública competente. Es decir, existe un punto a partir del cual el dato deja de poder circular, y ese punto depende de una declaración o constatación oficial, no del criterio de quien consulta.
Todo lo anterior opera sin perjuicio de la incorporación, mantenimiento y consulta de esta información en los registros que llevan los órganos públicos por expresa disposición de la ley, en la forma y por el tiempo previsto en esa ley. Y quienes se desempeñan en órganos públicos están obligados a guardar secreto respecto de esta información, que debe mantenerse como información reservada. Para una empresa, la lectura práctica es prudente: si el propio funcionario público está sujeto a secreto, cuesta sostener que el mismo dato pueda circular con holgura en una carpeta corporativa.
- Titularidad: solo organismos públicos, para el cumplimiento de sus funciones legales, en el ámbito de sus competencias y en los casos previstos en la ley.
- Calidad: la información comunicada o hecha pública debe ser exacta, suficiente, actual y completa.
- Caducidad: no se comunica ni se hace pública una vez prescrita la acción o cumplida o prescrita la pena o sanción, previa declaración o constatación de la autoridad competente.
- Secreto: quienes se desempeñan en órganos públicos deben guardar secreto; la información es reservada.
- Prohibición: no se permite el tratamiento masivo de los datos contenidos en los registros electrónicos de infracciones.
¿Hasta cuándo son públicos estos datos según el tipo de infracción?
Cuando la ley disponga que esta información deba hacerse pública mediante un registro de sanciones o una publicación en un sitio web, sin fijar período, el artículo 25 de la Ley 21.719 resuelve el vacío con dos reglas. En las infracciones penales, los plazos de publicidad se rigen por las normas particulares de ese tipo de infracciones. En las civiles, administrativas y disciplinarias, la información permanecerá accesible al público por el período de cinco años.
La distinción importa para dos audiencias distintas. Para RR.HH., porque marca cuánto tiempo un dato de sanción puede seguir circulando legítimamente desde la fuente oficial. Para compliance, porque una sanción a la propia empresa tiene una ventana de visibilidad pública definida y acotada, y eso permite planificar la comunicación en vez de improvisarla.
Un detalle que suele pasarse por alto: la accesibilidad pública de un registro no habilita a construir una copia privada de él. Que un dato sea consultable durante cinco años significa que se puede consultar, no que se pueda extraer, acumular y reutilizar con otra finalidad. Esa diferencia es exactamente la que protege la prohibición de tratamiento masivo.
| Tipo de infracción | Quién puede tratarla (art. 25) | Hasta cuándo es pública | Qué está prohibido |
|---|---|---|---|
| Penal | Solo organismos públicos, para el cumplimiento de sus funciones legales, dentro de sus competencias y en los casos expresamente previstos en la ley | Cuando la ley ordena publicarla sin fijar período, los plazos se rigen por las normas particulares de este tipo de infracciones | Comunicarla o hacerla pública una vez prescrita la acción, o cumplida o prescrita la pena, previa declaración o constatación de la autoridad competente |
| Civil | Solo organismos públicos, en los mismos términos del artículo 25 | Cinco años de acceso al público, cuando la ley ordena publicarla sin fijar período | Comunicarla o hacerla pública tras la prescripción de la acción o el cumplimiento o prescripción de la sanción, con declaración o constatación previa de la autoridad |
| Administrativa | Solo organismos públicos, en los mismos términos del artículo 25 | Cinco años de acceso al público, cuando la ley ordena publicarla sin fijar período | Difundirla más allá de ese plazo o de la sanción cumplida o prescrita, según lo declare o constate la autoridad competente |
| Disciplinaria | Solo organismos públicos, en los mismos términos del artículo 25 | Cinco años de acceso al público, cuando la ley ordena publicarla sin fijar período | Su comunicación fuera del plazo o tras el cumplimiento o prescripción de la sanción, previa declaración o constatación de la autoridad |
| Registros electrónicos de infracciones (los cuatro tipos) | Los organismos públicos que los llevan por expresa disposición de la ley, en la forma y por el tiempo previsto en esa ley | Según lo previsto en la ley que crea cada registro | El tratamiento masivo de los datos personales contenidos en esos registros; su incumplimiento constituye una infracción |
¿Por qué la Ley 21.719 prohíbe el tratamiento masivo de los registros de infracciones?
Porque la publicidad de un registro tiene una finalidad concreta y limitada, y la acumulación la desvirtúa. El artículo 25 de la Ley 21.719 prohíbe en Chile el tratamiento masivo de los datos personales contenidos en los registros electrónicos de infracciones penales, civiles, administrativas y disciplinarias que llevan los organismos públicos, y establece que el incumplimiento de esa prohibición constituye una infracción.
La lógica es sencilla. Un registro público existe para que alguien consulte un caso puntual con un fin legítimo. Cuando esos mismos datos se descargan a escala y se cruzan, dejan de ser consultas y se convierten en un perfil permanente que sigue a la persona mucho después de que la sanción se cumplió. El resultado convive mal con la regla de caducidad del propio artículo 25: el dato ya no puede comunicarse desde la fuente oficial, pero sigue vivo en una base privada.
Para el mercado de reclutamiento y de verificación de antecedentes esto tiene una consecuencia concreta. Un servicio que ofrece consulta instantánea de antecedentes construido sobre una base propia armada a partir de registros públicos queda en tensión directa con esa prohibición. Antes de contratar a un proveedor de este tipo, conviene preguntarle de dónde salen sus datos y con qué habilitación legal los trata, y revisar el contrato con asesoría.
El riesgo no es teórico. El artículo 35 clasifica las infracciones en leves, graves y gravísimas: las leves se sancionan con amonestación escrita o multa de hasta 5.000 UTM, las graves con multa de hasta 10.000 UTM y las gravísimas con multa de hasta 20.000 UTM, y en caso de reincidencia el monto puede aplicarse hasta tres veces. A eso se suma el artículo 39, que crea un Registro Nacional de Sanciones y Cumplimiento público, gratuito y electrónico, con anotaciones públicas por cinco años. En el plano civil, el artículo 47 obliga al responsable a indemnizar el daño patrimonial y extrapatrimonial que cause a los titulares cuando, en sus operaciones de tratamiento, infrinja los principios del artículo 3, los derechos y las obligaciones de la ley y les cause perjuicio; esa acción se interpone una vez ejecutoriada la resolución que resolvió favorablemente el reclamo ante la Agencia —o firme la sentencia, en el reclamo de ilegalidad—, se tramita conforme al procedimiento sumario y prescribe en cinco años.
- No descargues ni acumules registros públicos de infracciones para armar bases propias.
- Pide a tus proveedores de verificación la fuente y la base legal de los datos que entregan.
- Recuerda que un dato consultable no es un dato reutilizable con otra finalidad.
- Ten presente que el incumplimiento de la prohibición constituye, por texto expreso, una infracción.
¿Qué riesgos asume RR.HH. al guardar certificados de antecedentes en la carpeta del trabajador?
El riesgo mayor no es solo pedir el documento: es conservarlo sin necesidad y sin plazo. Almacenar es tratamiento, y arrastra los principios del artículo 3 de la Ley 21.719 —licitud y lealtad, finalidad, proporcionalidad, calidad, responsabilidad, seguridad, transparencia e información y confidencialidad—, además de la regla del artículo 25 aplicada a cada operación posterior.
El punto crítico suele estar en la finalidad. Si el certificado se pidió para evaluar una candidatura y la candidatura se resolvió, la finalidad se agotó. Mantener el documento tres años después, por si acaso, es difícil de defender frente a los principios de finalidad y proporcionalidad. En las auditorías que realizamos, la carpeta del trabajador y las bandejas de correo de reclutamiento son los dos lugares donde aparece más documentación acumulada sin propósito actual.
A esto se suman deberes que aplican a todo responsable: el deber de secreto o confidencialidad del artículo 14 bis, el deber de información y transparencia del artículo 14 ter, la protección desde el diseño y por defecto del artículo 14 quater y las medidas de seguridad del artículo 14 quinquies. Si esa documentación se filtra, el artículo 14 sexies obliga a reportar la vulneración a la Agencia por los medios más expeditos posibles y sin dilaciones indebidas cuando exista un riesgo razonable para los derechos y libertades de los titulares, además de registrarla; y a comunicarla a los titulares cuando se refiera a datos sensibles, a datos de niños y niñas menores de catorce años o a datos de obligaciones económicas, financieras, bancarias o comerciales. La ley chilena no fija un plazo de 72 horas para ese reporte: exige actuar sin dilaciones indebidas.
Conviene decirlo con honestidad: el nivel de detalle de esos estándares mínimos todavía no está definido. El artículo 14 septies dispone que los estándares o condiciones mínimas para los deberes de información y de seguridad se determinarán considerando el tipo de dato, si el responsable es persona natural o jurídica, el tamaño de la entidad según las categorías del artículo segundo de la ley N° 20.416, la actividad que desarrolla y el volumen, naturaleza y finalidades de los datos que trata, y que la Agencia los fijará mediante instrucción general. A julio de 2026 esa instrucción general aún no existe, de modo que lo razonable es trabajar sobre los principios y no esperar una lista de verificación cerrada. Y una precisión importante: esa diferenciación ajusta el estándar exigible según el tamaño y el contexto, no vuelve opcionales las obligaciones.
Por último, el postulante o trabajador tiene voz. Los artículos 10 y 11 reconocen los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y portabilidad, y el artículo 11 exige acusar recibo y pronunciarse a más tardar dentro de 30 días corridos desde el ingreso de la solicitud, plazo prorrogable por una sola vez hasta por 30 días corridos más. Si la empresa deniega, debe fundar la respuesta e informar que el titular tiene 30 días hábiles para reclamar ante la Agencia; el artículo 41 regula ese procedimiento de tutela, que también puede iniciarse cuando la empresa simplemente no responde dentro del plazo legal.
- Finalidad agotada: resuelto el proceso de selección, la razón para conservar el certificado desaparece.
- Conservación sin plazo: la carpeta del trabajador es el punto de acumulación más frecuente.
- Falta de control de acceso: documentación reservada visible para más personas de las necesarias.
- Copias dispersas: correos, carpetas compartidas y planillas paralelas fuera de todo inventario.
- Sin registro de la decisión: nadie puede explicar por escrito con qué fundamento se pidió el dato.
¿Qué puede hacer tu empresa antes del 1 de diciembre de 2026?
Cuatro movimientos concretos, en este orden: revisar si existe una norma que habilite a tu actividad, limitar la finalidad, evitar la conservación innecesaria y no construir bases de datos propias a partir de registros públicos. Los cuatro son ejecutables ahora, con el equipo que ya tienes, y ninguno requiere esperar la entrada en vigencia de la Ley 21.719 el 1 de diciembre de 2026.
El primero es un trabajo legal, no operativo. Se trata de identificar, cargo por cargo, si hay una norma sectorial que exija o autorice conocer antecedentes, y dejar ese análisis escrito. Si no aparece ninguna, el hallazgo también es valioso: te dice que la práctica se sostiene en la costumbre y que hay que rediseñarla. En ambos casos, la conversación con asesoría especializada evita decisiones apresuradas en un terreno donde el artículo 25 es exigente.
El segundo y el tercero son de proceso. Define para qué exactamente sirve el dato, quién puede verlo y por cuánto tiempo; después haz el ejercicio incómodo de eliminar lo que ya no cumple ninguna función. La ley contempla además la evaluación de impacto en el artículo 15 ter: conviene revisar con asesoría si tu tratamiento la requiere y, en todo caso, es un buen instrumento para documentar riesgos y decisiones.
El cuarto involucra a terceros. Si trabajas con consultoras de reclutamiento o proveedores de verificación, distingue entre una cesión del artículo 15 y un encargo del artículo 15 bis, donde un tercero mandatario o encargado trata datos por cuenta del responsable y este conserva el control. En la cesión, el cesionario adquiere la condición de responsable de datos para todos los efectos legales y el cedente mantiene esa calidad respecto de las operaciones que continúe realizando; además, la cesión debe constar por escrito o a través de cualquier medio electrónico idóneo, individualizando a las partes, los datos objeto de la cesión y las finalidades previstas. Y si se verifica una cesión sin el consentimiento del titular siendo este necesario, la cesión será nula y el cesionario deberá suprimir todos los datos recibidos, sin perjuicio de las responsabilidades legales que correspondan.
Cerramos con la nota de prudencia que este tema merece. El artículo 25 de la Ley 21.719 fija un marco claro sobre quién puede tratar los datos de infracciones en Chile, pero su aplicación a un cargo concreto, en una industria concreta, depende de normas sectoriales que hay que revisar una por una. Este artículo te da el mapa; la ruta específica se traza con asesoría y quedando por escrito.
- Revisa y documenta si existe una norma que habilite a tu actividad o al cargo específico.
- Limita la finalidad: define para qué se usa el dato, quién accede y por cuánto tiempo.
- Elimina la conservación innecesaria: agotada la finalidad, el documento no debería seguir ahí.
- No construyas bases propias a partir de registros públicos de infracciones.
- Formaliza por escrito tus cesiones y encargos con consultoras y proveedores de verificación.
Revisa tu filtro de antecedentes antes de diciembre de 2026
En AlayIAtrust ayudamos a equipos de RR.HH., legal y compliance a analizar si su proceso de selección cuenta con una habilitación legal suficiente, a rediseñar la recolección y conservación de documentos, y a dejar por escrito las decisiones antes de que la Ley 21.719 entre en vigencia. Conversemos sobre tu caso concreto.
Solicitar diagnósticoPreguntas frecuentes
¿La Ley 21.719 prohíbe pedir el certificado de antecedentes en Chile?
La Ley 21.719 no contiene una prohibición redactada con esas palabras. Lo que hace el artículo 25 es reservar el tratamiento de los datos sobre infracciones penales a los organismos públicos, para el cumplimiento de sus funciones legales y en los casos expresamente previstos en la ley. Sin una habilitación de ese tipo, una empresa privada queda sin una base clara para justificar el tratamiento, por lo que conviene revisar el caso con asesoría.
¿Sirve el consentimiento del postulante para tratar sus antecedentes penales?
El consentimiento del artículo 12 es la regla general de licitud, pero el artículo 25 de la Ley 21.719 responde una pregunta previa: quién puede tratar estos datos en Chile. Si la ley reserva ese tratamiento a los organismos públicos, cuesta sostener que la autorización del postulante supla esa reserva. A eso se suma que, en un proceso de selección, la asimetría entre empresa y candidato debilita el valor de ese consentimiento.
¿Qué pasa con las empresas de seguridad privada o de transporte?
Existen actividades reguladas por normas sectoriales que exigen o autorizan verificar antecedentes de determinadas personas. El artículo 25 de la Ley 21.719 admite el tratamiento en los casos expresamente previstos en la ley, de modo que la pregunta correcta es si tu actividad y ese cargo cuentan con esa norma específica. Conviene revisarlo con asesoría y dejar el análisis por escrito.
¿Puedo guardar el certificado de antecedentes en la carpeta del trabajador?
Conservar el documento es una operación de tratamiento y requiere el mismo sustento que su recolección, además de cumplir los principios de finalidad y proporcionalidad del artículo 3 de la Ley 21.719. Guardar por costumbre, sin plazo definido ni utilidad actual, es uno de los puntos más expuestos de cualquier proceso de RR.HH. en Chile.
¿Qué es el tratamiento masivo prohibido por el artículo 25?
El artículo 25 de la Ley 21.719 prohíbe el tratamiento masivo de los datos personales contenidos en los registros electrónicos de infracciones penales, civiles, administrativas y disciplinarias que llevan los organismos públicos en Chile. El incumplimiento de esa prohibición constituye una infracción, por lo que descargar esos registros para armar bases propias queda fuera de lo permitido.
¿Hasta cuándo permanecen públicas las sanciones administrativas de una empresa?
Cuando la ley ordena publicar la información en un registro de sanciones o en un sitio web sin fijar período, el artículo 25 de la Ley 21.719 establece que las infracciones civiles, administrativas y disciplinarias permanecerán accesibles al público por cinco años. En las infracciones penales, los plazos de publicidad se rigen por las normas particulares de ese tipo de infracciones.
¿Puede una empresa contratar a un proveedor externo para verificar antecedentes?
Contratar a un tercero no crea una habilitación que la empresa no tiene. Conviene además distinguir la figura: si hay cesión, el artículo 15 de la Ley 21.719 establece que el cesionario adquiere la condición de responsable y el cedente mantiene esa calidad por las operaciones que continúe realizando; si se trata de un encargo del artículo 15 bis, el control permanece en la empresa. Pide siempre al proveedor la fuente y la base legal de sus datos.
¿Qué sanciones arriesga una empresa que trata mal estos datos en Chile?
El artículo 35 de la Ley 21.719 clasifica las infracciones en leves, graves y gravísimas: leves con amonestación escrita o multa de hasta 5.000 UTM, graves con multa de hasta 10.000 UTM y gravísimas con multa de hasta 20.000 UTM. En caso de reincidencia el monto puede aplicarse hasta tres veces. Además, el artículo 39 crea un Registro Nacional de Sanciones y Cumplimiento público y gratuito, con anotaciones públicas por cinco años.
¿Desde cuándo aplica todo esto y qué margen tienen las pymes?
La Ley 21.719 entra en vigencia el 1 de diciembre de 2026 en Chile. Su artículo sexto transitorio permite a la Agencia, durante los primeros doce meses, aplicar una amonestación por escrito cuando proceda sancionar a empresas de menor tamaño de la ley N° 20.416. Es una facultad de la Agencia, no una inmunidad, y la amonestación igualmente se registra conforme al artículo 39.
¿Un postulante puede pedir que borren su certificado de antecedentes?
Puede ejercer ese derecho. Los artículos 10 y 11 de la Ley 21.719 reconocen los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y portabilidad. La empresa debe acusar recibo y pronunciarse a más tardar dentro de 30 días corridos, prorrogables por una sola vez hasta por 30 días corridos más. Si deniega, debe fundar la respuesta e informar que el titular tiene 30 días hábiles para reclamar ante la Agencia.
Fuentes oficiales
Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoría legal para un caso particular.